So eindeutig und einleuchtend die Vorteile einer umfassend eingeführten CAFM[1] Software zur Verwaltung und termingerechten Ausführung aller Aufgaben im Rahmen des Bauunterhalts sind, so schwierig ist es zusätzlich zu dem laufenden Betrieb die konzeptionelle Planung sowie die Aufbau- und Einrichtungsarbeit zu leisten. Nicht selten ist das Personal mit den laufenden Aufgaben ausgefüllt, zusätzliche Ansätze zur Erfassung der vorhandenen technischen Anlagen und Aufgaben sind nicht zusätzlich zu leisten.

In dieser Situation hat sich ein Vorgehen bestens bewährt, das vor Auswahl und Beschaffung einer geeigneten CAFM Software zunächst Struktur und Konzeption eines Anlagen- und Aufgabenkatasters schafft. Im Rahmen anstehender Wartungen werden die vorhandenen Rohdaten in einer Excel Basis immer wieder verifiziert und weiter korrigiert. Erst ab einer Datenintegrität von 60 – 80% wird der Umsprung auf eine Datenbank basierte CAFM Software vorgenommen. Ziel und Vorteil dieses Verfahrens ist, dass die eingeführte Software sofort „lebt“ und von allen Mitarbeitern verwendet werden kann. Zudem entsteht in der Phase der Datenerfassung ein erstes Gefühl für zukünftige Anforderungen und Aufgaben, die mit der später eingeführten Software bearbeitet werden sollen.

[1] C-omputer A-ided F-acility M-anagement oder auch Gebäudemanagement Software